7 Manfaat Menggunakan ERP Software dan Tips Memilihnya

Agustina Wulandari , Jurnalis · Selasa 26 Oktober 2021 14:01 WIB
https: img.okezone.com content 2021 10 26 16 2491928 7-manfaat-menggunakan-erp-software-dan-tips-memilihnya-Elgq3Kf1D2.jpg Ilustrasi (Foto: Dok.Freepik)

Pengertian Enterprise Resource Planning (ERP) atau software ERP adalah sistem perangkat lunak modular yang dirancang untuk mengintegrasikan area fungsional utama dari proses bisnis perusahaan ke dalam satu sistem yang terpadu. ERP men-standardisasi, menyederhanakan, dan mengintegrasikan proses bisnis seperti keuangan, sumber daya manusia, pengadaan, distribusi, dan departemen lainnya.

Baca Juga: Mengenal Tentang Payroll, Cara Penerapan dan Manfaatnya untuk Perusahaan

Pada tahun 1990, Gartner menciptakan istilah ERP untuk mendeskripsikan evolusi perencanaan kebutuhan material (MRP) dan perencanaan sumber daya manufaktur (MRP II) ketika fungsi keduanya berkembang dari manufaktur ke bagian-bagian lain dari perusahaan, biasanya keuangan dan SDM.

Software ERP berkembang pesat pada tahun 1990-an sebagai respons terhadap peristiwa Y2K dan pengenalan Euro. Sebagian besar perusahaan membutuhkan cara untuk meningkatkan efisiensi dalam bisnis mereka, dan Enterprise Resource Planning adalah cara yang paling hemat biaya untuk menggantikan sistem lama dengan paket standar yang dapat menyederhanakan berbagai proses bisnis yang kompleks.

Mengapa Banyak Perusahaan Memilih ERP

Anda mungkin bertanya-tanya mengapa banyak perusahaan memilih untuk berinvestasi pada sistem ERP. Berikut ini adalah beberapa alasan umum mengapa mereka menggunakan ERP.

1. Untuk mengintegrasikan informasi keuangan

Tanpa sistem yang terintegrasi, masing-masing departemen, seperti keuangan, penjualan, dan sebagainya, harus bergantung pada sistem yang terpisah. Ini mengharuskan perusahaan untuk mengeluarkan biaya yang berbeda untuk masing-masing sistem. Karyawan juga harus menghabiskan waktu untuk merekonsiliasi data keuangan ketimbang memikirkan cara untuk meningkatkan perusahaan.

2. Untuk mengelola pesanan dan persediaan

Dengan sistem ERP, perusahaan dapat mengelola pesanan, produksi, persediaan, dan distribusi. Karena sistem ERP dapat mengelola seluruh proses tersebut, maka keterlambatan dapat terhindarkan, persediaan selalu dalam tingkat yang mencukupi, dan permintaan pelanggan selalu terpenuhi dengan baik.

3. Untuk mengelola dan menganalisis pelanggan

Kebanyakan sistem ERP menyediakan modul CRM untuk melacak semua interaksi pelanggan dan memberikan informasi terkait pesanan, pengiriman, pengembalian, permintaan layanan, dan lain-lain. ERP juga memungkinkan pengecer mendapatkan wawasan tentang perilaku dan kebutuhan pelanggan

4. Untuk men-standardisasi dan mempercepat produksi

Perusahaan manufaktur, terutama yang memiliki keinginan untuk merger dan akuisisi, sering menemukan bahwa beberapa unit bisnis membuat widget serupa menggunakan metode dan sistem komputer yang berbeda. Sistem ERP dapat men-standardisasi dan mengotomatisasi proses produksi. Standardisasi ini menghemat waktu, meningkatkan produktivitas, dan mengurangi biaya.

5. Untuk mengelola HR

Banyak perusahaan, terutama yang memiliki banyak unit bisnis, kesulitan untuk mengelola kebutuhan karyawan, mendistribusikan gaji dan insentif, atau untuk melacak jam kerja mereka.

Sistem ERP, memungkinkan perusahaan untuk menyimpan informasi detail karyawan, mengatur gaji, memantau kehadiran, melacak pengeluaran, mengelola permintaan cuti, memberikan penilaian, mengelola pajak, dan masih banyak lagi.

Karyawan juga mendapatkan hak akses untuk pengajuan cuti, meminta pengembalian dana, melihat slip gaji, memasukkan jam kerja, melihat informasi tentang karyawan lain, dan lain-lain.

6. Untuk menangani pengadaan

Tanpa bantuan sistem terintegrasi, perusahaan akan kesulitan mengelola pembelian barang dan berkomunikasi dengan pemasok. Sistem ERP mengizinkan perusahaan untuk mengotomatiskan pembelian, mengontrol biaya yang dikeluarkan untuk pembelian barang, mempercepat pemesanan barang ke pemasok, dan lain-lain.

7. Untuk membuat berbagai laporan

Membuat laporan adalah tugas yang memakan banyak waktu. Namun sistem ERP bisa membuat laporan keuangan, pajak, penjualan, dan lain-lain dalam hitungan detik. Sistem ERP memungkinkan perusahaan untuk menghasilkan laporan lengkap yang akurat yang dapat membantu pemangku kepentingan membuat keputusan bisnis yang lebih baik.

Faktor yang perlu diperhatikan saat memilih ERP software

Anda telah mengetahui apa itu ERP dan kegunaan software ini untuk bisnis Anda. Sekarang Anda harus mengetahui faktor apa saja yang perlu Anda pertimbangkan sebelum Anda menggunakan ERP. Berikut ini adalah beberapa hal yang perlu diperhatikan:

1. Kebutuhan Bisnis Anda

Setiap perusahaan memiliki kebutuhan yang berbeda. Tantangan yang dihadapi oleh perusahaan Anda bisa jadi berbeda dari perusahaan lain. ERP software yang baik dapat disesuaikan dengan kebutuhan unik setiap bisnis.

Pastikan Anda paham apa saja tantangan bisnis Anda dan solusi apa yang Anda harapkan dari sistem ERP pilihan Anda. Jelaskan seluruh kebutuhan Anda secara detail kepada vendor Anda supaya mendapatkan sistem ERP dengan spesifikasi dan fitur-fitur yang sesuai dengan kebutuhan Anda.

2. Pengalaman Vendor

Cari tahu informasi detail mengenai vendor ERP Anda, termasuk pengalaman mereka dalam menyediakan solusi ERP untuk berbagai bisnis. Siapa saja klien mereka? Apa saja industri mereka? Berapa lama vendor telah beroperasi?

Minta testimonial dari setiap klien mereka. Kalau perlu tanyakan langsung kepada klien mereka mengenai manfaat yang mereka dapatkan semenjak menggunakan ERP software (termasuk hubungan mereka dengan vendor dan layanan yang mereka dapatkan dari vendor).

3. Dukungan dari Vendor

Ketika Anda berbicara dengan vendor ERP, Anda tidak boleh lupa menanyakan tentang dukungan apa saja yang mereka berikan. Dukungan merupakan elemen yang sangat penting dalam setiap tahap proyek, yang terdiri dari; analisis kebutuhan, perencanaan proyek, implementasi, konfigurasi, pelatihan dan pendampingan, hingga pasca implementasi.

Pastikan bahwa Anda bisa menghubungi vendor Anda dengan mudah ketika sistem ERP Anda sedang mengalami masalah atau ketika Anda memiliki pertanyaan mengenai cara kerja sistem.

4. Kemudahan integrasi dan kustomisasi

ERP software yang baik memberikan kemudahan bagi penggunanya untuk mengintegrasi dan menyesuaikannya. Anda mungkin belum membutuhkan banyak integrasi atau penyesuaian saat ini, tetapi kebutuhan bisnis Anda dapat berubah sewaktu-waktu.

Anda bisa saja ingin menambahkan modul atau justru menguranginya di masa depan. Ketika bisnis Anda semakin besar, maka kebutuhannya menjadi semakin kompleks. Jadi, pastikan bahwa ERP software pilihan Anda dapat dengan mudah menyesuaikan skala bisnis Anda.

5. Proses Implementasi

Salah satu faktor utama yang perlu Anda pertimbangkan saat memilih ERP adalah durasi implementasinya. Jumlah kustomisasi sistem biasanya mempengaruhi lama waktu implementasi ERP software.

Semakin banyak penyesuaiannya, maka semakin lama proses implementasinya. Implementasi ERP berbasis Cloud cenderung lebih cepat dan sederhana dibandingkan dengan implementasi ERP konvensional. Jadi pikirkan dengan baik jenis deployment ERP mana yang lebih bermanfaat bagi perusahaan Anda.

ERP software yang paling banyak direkomendasikan

Program akuntansi Jurnal by Mekari adalah salah satu ERP software yang paling banyak digunakan oleh perusahaan dan dapat Anda gunakan untuk menunjang kinerja perusahaan dalam hal pembuatan laporan keuangan.

Jurnal adalah salah satu software akuntansi online yang dapat membantu Anda mengelola keuangan hingga membuat laporan keuangan secara instan di mana pun dan kapan pun, salah satunya dengan software akuntansi perusahaan jasa maupun software akuntansi perusahaan dagang.

Dengan memiliki laporan keuangan, Anda dapat lebih mudah melihat kondisi sekaligus menganalisa keuangan perusahaan. Dapatkan kemudahan mengelola keuangan untuk bisnis Anda sekarang dengan free trial hingga 14 hari!

CM

(Wul)

Bagikan Artikel Ini

Cari Berita Lain Di Sini