Share

Mengenal Aplikasi Kepegawaian: Manfaat, Fungsi dan Fitur yang Wajib Ada

Karina Asta Widara , Jurnalis · Selasa 30 Agustus 2022 20:24 WIB
https: img.okezone.com content 2022 08 30 16 2657724 mengenal-aplikasi-kepegawaian-manfaat-fungsi-dan-fitur-yang-wajib-ada-nalAiPpXjv.jpg Ilustrasi Foto: Freepik/creativeart

JAKARTA- Pemanfaatan aplikasi kepegawaian bukan hal yang mengherankan jika SDM menjadi salah satu faktor terpenting di dalam sebuah instansi, perusahaan dan juga universitas. Untuk manajemen SDM juga mempunyai kegunaan yang esensial. Di mana hal ini bisa memastikan semua organisasi yang ada di dalam institusi mencapai tujuan yang direncanakan. Karena mempunyai SDM yang sudah mahir dan profesional sehingga mutu dan kuantitasnya dapat memenuhi kebutuhan.

Agar bisa melakukan pengelolaan yang maksimal pada aspek manajemen SDM yang ada di dalam sebuah institusi, maka manajemen SDM harus dikelola oleh orang yang handal. Di mana pengelolaan ini dilakukan secara konvensional yang pada saat ini secara konvensional sudah tidak efektif lagi. Nah, agar bisa memenuhi kebutuhan kebutuhan tersebut itulah mengapa wajib dikembangkan sebuah aplikasi kepegawaian yang profesional dan handal.

Apa Itu Aplikasi Kepegawaian?

Aplikasi kepegawaian merupakan software atau perangkat lunak yang bisa mempermudah proses pengelolaan dengan berbagai aktivitas dan kebutuhan yang berkaitan dengan SDM. Termasuk juga dalam pengaturan administrasi perusahaan yang kompleks menjadi lebih praktis.

Aplikasi kepegawaian dalam penerapannya membantu perusahaan terutama HR untuk melakukan aktivitas seperti rekrutmen, absensi, mengelola payroll atau penggajian, perhitungan pph 21, klaim karyawan sampai dengan talenta karyawan.

Penerapan aplikasi kepegawaian di perusahaan juga membantu manajer HRD atau user untuk mengelola data pribadi karyawan, informasi gaji, serta mengkonfirmasi pengajuan cuti dan klaim karyawan. Manajer HRD juga dapat membatasi hak akses siapa saja yang dapat mengakses sistem ini baik di dalam modul aplikasi kepegawaian-nya maupun penggunaannya.

Karyawan juga dapat mengelola dan mengakses aktivitas HR nya secara mandiri. Seperti pengajuan cuti, absen secara online, klaim dan reimbursement. Hal ini juga biasa disebut dengan employee self service atau ess.

Penggunaan aplikasi kepegawaian dapat dilakukan secara fleksibel. Karena sama seperti sistem ERP, aplikasi kepegawaian tersedia dalam beberapa jenis solusi yaitu perangkat lunak desktop (on-premise), perangkat lunak berbasis cloud, serta aplikasi berbasis mobile atau biasa disebut dengan mobile apps.

Tujuan penggunaan SIM kepegawaian

Simpeg atau sistem informasi kepegawaian ialah salah satu sistem informasi yang sangat berguna untuk pengolahan data, manajemen serta administrasi kepegawaian pada sebuah instansi, perusahaan dan juga perguruan tinggi. Aplikasi kepegawaian ini adalah salah satu solusi yang tepat untuk beberapa perusahaan perguruan tinggi maupun lembaga instansi jika ingin mengatasi masalah manajemen kepegawaian.

Tujuan dari implementasi SIM kepegawaian ini ialah agar mewujudkan sebuah sistem informasi manajemen yang telah terintegrasi dalam satu jaringan komputer sehingga dapat menghasilkan informasi yang jauh lebih bermutu. Hal ini sangat berguna untuk menunjang pengambilan sebuah keputusan manajemen kepegawaian di area instansi.

Kegiatan yang satu ini nantinya pasti akan mendukung proses pada bisnis dan juga kelangsungan pada sebuah perusahaan berukuran tinggi dan juga instansi. Itulah sebabnya sebuah instansi harus memiliki komitmen untuk menjalankan sistem informasi manajemen kepegawaian yang tinggi sehingga nantinya proses yang akan terjadi di lantai produksi akan menguntungkan semua penggunanya.

Manfaat implementasi SIM kepegawaian

● Dengan menggunakan sistem informasi manajemen kepegawaian dapat memudahkan pengerjaan dari pembuatan laporan.

● Dapat mengetahui pegawai mana yang seharusnya naik pangkat dan memperoleh kenaikan gaji secara berkala.

● Atau tak bisa mengetahui serta memperoleh berbagai macam informasi yang masih berkaitan dengan keadaan pegawai secara cepat dan akurat.

● Dengan penggunaan SIM kepegawaian ini bisa merencanakan mutasi pegawai yang sesuai dengan kompetensi serta pendidikannya.

● Dapat mempermudah suatu pekerjaan yang masih berkaitan dengan kepegawaian contohnya ialah angka kredit pegawai.

● SIM kepegawaian ini akan memudahkan apa kebutuhan anda agar pemantauan dari jatah cuti pegawai.

● Bisa mempermudah pegawai ketika pengelolaan beban kerja.

● Dapat mempermudah masalah penggajian serta presensi pegawai.

● Dan yang terakhir ialah akan memudahkan perusahaan ketika merekrut calon pegawai.

Fungsi sistem informasi manajemen kepegawaian

● Dengan menggunakan sistem informasi manajemen kepegawaian ini nantinya dapat meningkatkan aksesibilitas dari data yang sudah tersaji secara akurat dan tepat waktu.

● SIM kepegawaian ini juga berfungsi untuk mewujudkan data data kepegawaian yang terintegrasi dan mutakhir.

● Fungsi dari SIM kepegawaian ini juga bisa mengembangkan proses proses perencanaan secara efektif.

● SIM manajemen juga sangat berfungsi guna menjamin tersedianya mutu serta keterampilan SDM.

● SIM kepegawaian juga bagus untuk memperbaiki produktivitas SDM yang ada di dalam sebuah instansi.

● Bahkan SIM kepegawaian juga berguna untuk memberikan semua informasi pegawai dengan benar tanpa ada cacat. Di mana hal ini akan membantu dalam mengembangkan kesejahteraan semua pegawai.

● Sistem informasi manajemen kepegawaian ini juga berfungsi untuk membantu kelancaran pekerjaan yang ada di bagian kepegawaian terlebih lagi pada pembuatan laporan.

Fitur yang dimiliki oleh SIM kepegawaian

Di dalam SIM kepegawaian ini juga terdapat beberapa fitur yang tentunya akan memudahkan sebuah instansi ketika melakukan pengumpulan data-data dari pegawai serta pembuatan surat-surat yang memang diperlukan. Nah, berikut inilah fitur-fitur yang ada pada SIM kepegawaian:

1. Fitur pengolahan data pegawai

Untuk fitur pertama pada aplikasi kepegawaian ialah fitur data pegawai. Data dari pegawai ialah data pribadi seperti keluarga riwayat pangkat riwayat pendidikan riwayat penelitian riwayat jabatan struktural riwayat jabatan akademik riwayat pengabdian di masyarakat sertifikat penghargaan pelatihan tugas kelembagaan dan lain sebagainya. Pada penggunaan fitur ini pada setiap pegawai dapat melakukan insert atau edit data yang kemudian harus divalidasi oleh bidang kepegawaian.

2. Fitur permohonan cuti pegawai

Untuk fitur yang selanjutnya ialah fitur yang digunakan untuk pengajuan cuti. Dimana pada semua pegawai dapat mengajukan cuti dengan cara online yang selanjutnya akan dilakukan proses persetujuan dari atasan. Persetujuan ini biasanya adalah berupa notifikasi email yang selanjutnya akan di validasi pada bagian kepegawaian.

3. Terdapat fitur kenaikan secara berkala

Selanjutnya ialah fitur kenaikan secara berkala di mana sistem yang satu ini dapat digunakan untuk proses otomatis ketika pengecekan serta mengajukan kenaikan pangkat serta gaji secara berkala kepada pegawai.

4. Adanya fitur penilaian kinerja pegawai

Untuk yang selanjutnya merupakan fitur penilaian di mana pada fitur ini proses penilaiannya dapat jauh lebih akurat jika dibandingkan tidak menggunakan SIM kepegawaian. Akan tetapi pada masing-masing instansi akan memiliki proses penilaian dari kinerja pegawai yang khusus sehingga pada fitur ini wajib adanya penyesuaian alur dari proses penilaian kinerja pegawai yang masih sesuai dengan institusi tersebut.

5. Terdapat fitur presensi pegawai

Untuk yang selanjutnya ialah fitur presensi pegawai dimana fitur yang satu ini sangat berguna untuk menampilkan dari daftar presensi pegawai unta itu pada setiap hari maupun rekap selama per bulan. fitur ini juga sudah dilengkapi dengan adanya proses penarikan data yang berada pada mesin presensi contohnya saja seperti mesin handkey,fingerprint dan lain sebagainya.

6. Fitur perekrutan calon pegawai

Untuk yang satu ini memang pada setiap unit dapat melakukan pembukaan lowongan pekerjaan yang memang sesuai dengan kriteria yang tengah diperlukan. Para pelamar nantinya dapat melakukan tahapan proses seleksi pegawai yakni dimulai dari proses administrasi kemudian proses psikotes hingga lulus tes menjadi pegawai baru.

7. Adanya fitur penggajian atau payroll

Selanjutnya merupakan fitur penggajian dimana fitur ini adalah fitur yang sangat berfungsi bagi semua instansi ketika melakukan manajemen penggajian atau manajemen payroll. Pada fitur inilah akan ada komponen-komponen pada penggajian yaitu seperti gaji pokok, gaji tunjangan, gaji lembur, honor, potongan, pinjaman dan juga pajak.

8. Terdapat fitur angka kredit untuk pegawai

Untuk fitur yang hanyutnya merupakan fitur angka kredit dimana fitur ini nantinya akan mencatat angka kredit yang telah dilakukan oleh pegawai. Umumnya di dalam hidup ini nantinya akan dilengkapi dengan fasilitas simulasi perhitungan yang nilainya akan dilakukan secara per periode.

9. Fitur beban kerja dari pegawai

Untuk fitur yang terakhir pada SIM kepegawaian merupakan fitur beban kerja dari pegawai, dimana pegawai dapat melakukan input rubrik mengenai beban kerja pegawai yang kemudian akan dilakukan sebuah penilaian dari perusahaan.

Nah, itulah informasi mengenai pemanfaatan dari aplikasi kepegawaian yang dapat diberikan kepada Anda. Dengan adanya ulasan tentang SIM kepegawaian di atas sangat diharapkan bisa membantu dan bermanfaat untuk Anda.

Rekomendasi Aplikasi Kepegawaian Terbaik

Talenta adalah salah satu merek aplikasi kepegawaian (human resources information system), yakni software (perangkat lunak) untuk manajemen sumber daya manusia. Software aplikasi kepegawaian biasanya bertujuan mengurangi beban kerja administrasi di bidang penggajian, perpajakan karyawan, absensi, dan performance appraisal.

Sehingga hadirnya Talenta by Mekari memberikan solusi dengan menghadirkan aplikasi HRD yang dapat diakses secara online dan dapat membantu mengotomatisasi proses seperti pembayaran gaji dan absensi dalam suatu dashboard yang mudah digunakan.

Talenta menggunakan business model managed subscription, jadi anda berlangganan secara tahunan ke Talenta untuk menggunakan software ini. Tidak bisa bayar sekali didepan lalu pakai selamanya.

Selain itu, semua data yang ada di dalam aplikasi Talenta by Mekari akan terjamin keamanannya, karena kami memiliki kualitas keamanan standar ISO 27001 yang setara dengan bank.

Talenta juga menggunakan teknologi enkripsi sehingga data-data yang tersimpan tidak akan dapat dilihat oleh pihak yang tidak berwenang.

Fitur Talenta by Mekari:

Berikut beberapa fitur utama yang dapat membantu HR dalam mengelola sumber daya manusia suatu perusahaan.

● Software attendance management: untuk mengelola cuti, absen, jadwal shift kerja, perhitungan lembur dan timesheet karyawan.

● Aplikasi absensi online: untuk mengelola kehadiran karyawan tanpa perlu menggunakan mesin fingerprint.

● Aplikasi aplikasi kepegawaian: untuk mengelola database karyawan, proses rekrutmen hingga manajemen aset.

● Software payroll: untuk melakukan penggajian lebih efisien dengan perhitungan yang akurat dan cepat.

● Aplikasi slip gaji: untuk mengelola slip gaji karyawan dengan lebih aman dan mudah diakses kapan saja dan dimana saja.

Dengan fitur - fitur ini, HR dapat mengelola rekrutmen karyawan dengan lebih mudah, mulai dari job listing, penjadwalan interview, hingga onboarding hanya dalam satu aplikasi yang terintegrasi dan berbasis online.

Dalam aplikasi Talenta ini juga sering diadakan promo dan diskon yang berakibat pada harga yang bisa lebih murah dari harga normal. Tentu saja hal ini bisa dikatakan angin segar untuk perusahaan yang ingin menggunakan Talenta sebagai sistem payroll mereka namun dengan anggaran yang terbatas.

Apalagi untuk kondisi sekarang ini di mana karyawan lebih sering Work From Home, menggunakan Talenta tentu akan sangat membantu dalam hal pengkondisian karyawan dengan sistem otomatisnya yang akan sangat membantu perusahaan. Tertarik mencoba Talenta secara gratis? Kunjungi https://www.talenta.co/ sekarang juga!

Follow Berita Okezone di Google News

(Wid)

Berita Terkait

Bagikan Artikel Ini

Cari Berita Lain Di Sini