Share

Kelola Payroll atau Gaji Karyawan jadi Mudah dengan Aplikasi Gaji

Fitria Dwi Astuti , Jurnalis · Rabu 21 September 2022 13:23 WIB
https: img.okezone.com content 2022 09 22 16 2672719 kelola-payroll-atau-gaji-karyawan-jadi-mudah-dengan-aplikasi-gaji-cNNE4Xg3jQ.jpg Foto: Dok Freepik

Aplikasi gaji karyawan berbasis web kian populer di kalangan pelaku usaha, terutama usaha mikro, kecil, dan menengah (UMKM). Popularitas aplikasi ini seiring dengan semakin meleknya pengusaha UMKM terhadap kemajuan teknologi finansial. Namun masih ada yang mencampurkan antara aplikasi berbasis web dan software payroll biasa. Meski memiliki fungsi yang serupa, keduanya berbeda dalam hal keunggulan fitur yang ditawarkan.

Apa Itu Payroll?

Sebelum melangkah lebih jauh, pertama-tama harus diketahui dulu apa itu payroll. Investopedia menjelaskan, payroll adalah kompensasi yang harus dibayarkan pengusaha kepada pegawai dalam periode tertentu atau pada tanggal yang ditentukan. Payroll juga bisa berarti daftar pegawai yang berhak menerima gaji atau upah dari perusahaan atas pekerjaannya di perusahaan tersebut.

Dalam sebuah organisasi bisnis, payroll biasanya dikelola oleh tim akuntansi atau sumber daya manusia. Tapi kebanyakan pelaku UMKM mengatur sendiri payroll untuk pegawainya dengan segala keterbatasan yang ada. Payroll adalah bagian penting dari manajemen pengeluaran suatu perusahaan. Kekeliruan sedikit pun dalam penanganan payroll bisa berdampak buruk bagi keuangan perusahaan.

Maka tim atau individu yang bertugas mengelola payroll harus benar-benar cermat dalam bekerja untuk mencegah terjadinya kesalahan. Dalam hal inilah aplikasi gaji karyawan berbasis web dapat menunjukkan perannya.

Apa Itu Aplikasi Gaji Karyawan?

Zaman dulu kala, ketika teknologi belum semaju sekarang, pemilik usaha mengandalkan pena dan buku untuk mencatat pembayaran gaji atau upah kepada pegawainya. Pengusaha menulis nama tiap pegawai, waktu kerja, dan jumlah pembayaran kepada mereka tiap kali waktu gajian tiba. Setelah menerima pembayaran, pegawai mendapat tanda terima dan pengusaha sekali lagi mencatatnya satu demi satu.

Metode ini sangat tidak praktis dan tidak efisien. Bayangkan bagaimana repot dan lelahnya pengusaha jika mereka harus memproses pembayaran ratusan pegawai tiap bulan. Maka, untuk mengatasi masalah itu, muncul teknologi yang membuat pemrosesan gaji pegawai lebih mudah.

Teknologi ini hadir dalam bentuk aplikasi software atau perangkat lunak komputer. Pengusaha atau pegawai yang diserahi tugas mengurus payroll tinggal menginstal aplikasi itu di komputer masing-masing untuk memproses gaji atau upah pegawai. Produsen software akan memberikan panduan penggunaan program itu.

Tapi ternyata software payroll konvensional ini juga punya keterbatasan. Misalnya, pegawai pengurus payroll harus senantiasa standby di depan komputer yang telah terinstal software untuk memproses pembayaran gaji. Bagaimana bila komputer itu rusak atau terjadi pemadaman listrik? Pastinya urusan payroll bakal terganggu dan ujungnya pegawai lain pun bisa terlambat menerima hak mereka. Karena itulah muncul inovasi aplikasi gaji karyawan berbasis web.

Apa Itu Aplikasi Gaji Karyawan Berbasis Web?

Setiap perusahaan membutuhkan sistem manajemen payroll yang mumpuni agar bisnis berjalan lancar. Pegawai bisa tidak nyaman bekerja jika sistem payroll banyak dihinggapi masalah teknis yang membuat pembayaran gaji selalu terlambat. Software payroll konvensional sangat membantu dalam hal ini, tapi fiturnya tidak cukup.

Aplikasi gaji karyawan berbasis web seakan-akan hadir untuk menjawab kekurangan software payroll. Dengan aplikasi gaji karyawan ini, Anda dapat mengakses, mengoperasikan, dan mengontrol segala sesuatu tentang payroll perusahaan secara jarak jauh selama ada koneksi Internet.

Di masa pandemi Covid-19, sistem payroll berbasis web ini sangat membantu bisnis yang masih menerapkan work from home. Pegawai yang bertugas menangani gaji karyawan bisa bekerja dari lokasi mana pun tanpa kehilangan akses layaknya bekerja dari kantor. Jadi pegawai itu bisa memproses penggajian setiap karyawan tanpa harus ke kantor. Semua data penggajian tersimpan di server atau cloud yang disediakan oleh produsen aplikasi.

Pegawai cukup mengakses data itu menggunakan browser atau aplikasi mobile dengan koneksi Internet. Dalam aplikasi sudah ada data penggajian setiap karyawan, dari nama, nomor rekening, jam/hari kerja, jumlah gaji, tunjangan, potongan, hingga bonus. Pegawai tinggal mengecek data itu untuk verifikasi, lalu dengan beberapa langkah gaji sudah bisa ditransfer ke semua karyawan dalam sekali waktu.

Namun, dengan semua kemudahan itu, bukan berarti protokol keamanan diabaikan begitu saja. Bagaimanapun, sistem penggajian melibatkan berbagai hal privat dan sensitif yang bersifat rahasia dalam kegiatan usaha, seperti:

• Identitas karyawan

• Nomor rekening karyawan

• Jumlah gaji atau upah

Aplikasi gaji karyawan berbasis web memiliki fitur yang dapat mencegah kebocoran informasi ini ke pihak luar, termasuk oleh pegawai sendiri. Karena kebocoran data menjadi isu yang sangat sensitif belakangan ini. serta data yang bocor dapat disalahgunakan oleh pihak tidak bertanggung jawab, tentunya Anda didorong untuk lebih selektif dalam memilih aplikasi gaji yang keamanan datanya sudah pasti terjamin.

Keunggulan Aplikasi Gaji Karyawan Berbasis Web

Terdapat sejumlah keunggulan aplikasi gaji karyawan berbasis web bagi pemilik usaha. Khususnya bila dibandingkan dengan software payroll konvensional yang sama-sama memanfaatkan teknologi komunikasi dan informatika.

1. Menghemat biaya

Jika memakai sistem payroll berbasis web, Anda tak perlu memikirkan biaya pembelian, pemeliharaan, dan peningkatan sistem yang dibutuhkan secara berkala. Tak perlu pula menyiapkan server sendiri untuk menyimpan data penggajian karyawan. Semua hal itu sudah ditangani oleh penyedia aplikasi sebagai bagian dari layanan mereka. Itu artinya tim teknologi informasi atau IT perusahaan juga tak perlu repot memperbaiki software yang eror atau memperbarui satu per satu software yang memerlukan update agar bisa terus berfungsi dengan baik.

2. Lebih cepat dan efisien

Aplikasi gaji karyawan berbasis web lebih unggul karena pegawai yang mengurus penggajian bisa bekerja dari mana pun dan tetap terhubung dengan data utama kantor. Bahkan ada fitur penjadwalan transfer gaji ke tiap karyawan. Dengan begitu, penggajian tetap bisa dilakukan pada tanggal merah tanpa perlu kehadiran pegawai pengurus gaji di kantor. Ketika ada masalah pun bisa diselesaikan lebih cepat karena semua data bisa diakses hanya dengan bantuan Internet.

3. Data karyawan tersentralisasi

Sistem payroll tak sekadar menghitung gaji dan membayarkannya ke setiap karyawan. Dalam proses payroll ini ada sistem lain yang terhubung, seperti rencana pensiun, pembayaran tunjangan hari raya, dan penghargaan atas jangka waktu kerja karyawan. Jika ada kesalahan ketika memasukkan tanggal bergabung karyawan ke perusahaan, bisa-bisa hak karyawan itu terlanggar. Aplikasi gaji karyawan berbasis web memiliki fitur yang bisa menghimpun semua data karyawan sehingga data itu lebih mudah diakses untuk verifikasi dan konfirmasi karena terpusat.

4. Mengurangi beban kerja pegawai

Makin banyak karyawan, makin besar beban kerja pegawai yang mengurusi penggajian. Dengan sistem payroll berbasis web, beban tersebut bisa lebih ringan terlepas dari banyaknya karyawan yang memerlukan pemrosesan. Belum lagi bila ada pertanyaan klarifikasi dari karyawan yang merasa ada masalah dengan gajinya. Pegawai departemen SDM tinggal mengacu pada data di aplikasi untuk menjawab masalah yang diadukan karyawan.

5. Data real-time

Jika memakai software payroll biasa, Anda harus meng-update satu demi satu data karyawan bila ada perubahan dan mesti mengakses data itu di komputer yang sudah terinstal software terkait. Lewat aplikasi berbasis web, semua data bisa diakses kapan saja dibutuhkan secara real-time. Perubahan data serta akses bisa dilakukan di mana pun dan oleh siapa pun yang berwenang. Hal ini tentu akan menghemat waktu dan tenaga Anda, serta proses kerja semakin efisien.

Apa saja poin penting yang harus Anda temukan dalam aplikasi gaji karyawan di Indonesia?

Pada umumnya, banyak manajer dari sebuah perusahaan yang datang kepada tim sales dan mulai bertanya banyak hal tentang software HRIS. Setiap pertanyaan itu awal mulanya berasal dari keingintahuan mereka tentang produk HRIS yang ingin digunakan. Tentunya hal ini wajar, karena pertanyaan tersebut akan selalu bermuara pada kebutuhan dari masing-masing perusahaan.

Pilih aplikasi gaji karyawan yang memiliki fitur efisien dan formula tepat dalam mendukung kebijakan perusahaan dan regulasi pemerintah Indonesia. Secara garis besar, memilih aplikasi gaji karyawan yang dapat memudahkan kinerja departemen HR adalah sebuah keharusan. Bayangkan tim HR Anda menghitung ribuan gaji karyawan, sementara prosesnya dilakukan secara manual. Tentunya mereka akan membutuhkan waktu dan tenaga banyak.

Belum lagi dengan kesulitan dalam memastikan, “apakah kalkulasi payroll yang telah mereka rekap tersebut 100% benar?” Jika terjadi kesalahan, tentunya akan terjadi penghitungan ulang sedari awal. Kemudian ini akan menjadi rentetan bola salju bagi tim HR. Keluhan akan terus berdatangan serta keterlambatan pembayaran gaji bisa jadi akan terjadi.

Hal di atas adalah alasan kenapa Anda harus memilih aplikasi gaji karyawan berupa software HRIS dan meninggalkan proses penghitungan manual. Namun, dalam memilih fitur terbaik dari setiap aplikasi gaji karyawan di Indonesia, Anda harus bisa memastikan efektivitas software tersebut dalam memproses gaji yang akan diterima oleh pekerja.

Ingat, pembayaran gaji akan selalu diterima karyawan pada tanggal tertentu di setiap bulannya. Oleh karena itu penting bagi Anda untuk memilih software dengan ketepatan dan kecepatan dalam memproses pembayaran gaji karyawan secara tepat waktu.

Hal lainnya, gaji adalah hak utama yang harus diterima karyawan sebagai pekerja di sebuah perusahaan, maka ketepatan dalam mengkalkulasi besaran gaji yang diterima karyawan juga harus menjadi pertimbangan utama Anda dalam memilih software HRIS.

Selanjutnya Anda juga harus mencari software dengan formula yang dapat disesuaikan dengan peraturan perusahaan dan pemerintah. Terutama dalam menghitung tunjangan yang harus diterima karyawan, pembayaran pajak, asuransi, dan peraturan pemerintah lainnya seperti BPJS dan PPh 21.

Memilih aplikasi gaji karyawan Indonesia yang tepat tentunya akan membuat pekerjaan Anda menjadi mudah dan kejadian human error bisa diminimalisir.

Semua fitur aplikasi gaji karyawan berbasis web itu antara lain dimiliki oleh Mekari Talenta, perusahaan teknologi finansial penyedia solusi manajemen pengeluaran perusahaan. Ada satu fitur lagi yang dimiliki Mekari Talenta, yakni kemudahan transfer gaji ke tiap karyawan tanpa perlu satu rekening di bank yang sama.

Jadi tak perlu lagi meminta karyawan membuka rekening di satu bank tertentu agar memudahkan penggajian. Aplikasi gaji karyawan berbasis web dari Mekari Talenta bisa digunakan untuk mentransfer gaji ke rekening bank berbeda secara massal.

Di tengah kemajuan teknologi, penggunaan aplikasi gaji karyawan berbasis web seperti ini oleh suatu perusahaan bisa menjadi penanda bahwa bisnis yang digeluti sedang maju mengikuti perubahan zaman.

(FDA)

Bagikan Artikel Ini

Cari Berita Lain Di Sini